En todo emprendimiento que tiene presencia en Internet, uno de los aspectos fundamentales del éxito es la excelencia en el servicio al cliente; en la era de la comunicación, en la que la tecnología hace que el trabajo presencial sea cada vez menos requerido, surge la figura de un Asistente Virtual. Esa persona con un expertise en uno o varios campos que necesita toda empresa, adaptada al mundo digital.
¿Sabes identificar el momento en el que necesitas un asistente virtual?
Y… ¿Qué haces en ese momento?
Entre las funciones que puedes delegar a una asistente virtual están:
- Atención de líneas telefónicas y gestión de correo electrónico.
- Atención online de chat, redes sociales y sitios de compra-venta.
- Manejo de agenda y gestión de citas con clientes.
- Facturación y cobros.
- Solicitud de cotizaciones a proveedores.
- Elaboración de reportes y organización de archivos.
- Escaneo y archivo de documentación.
Las ventajas:
Encontrar un asistente virtual ideal y perfecta para vos, te permite tener tu oficina prácticamente en cualquier lugar del mundo. No importa que estés en Argentina y un cliente te escriba de España. Puedes tener a alguien que se encargue de la atención a clientes en el horario en que duermes. Esta persona puede estar al otro lado del mundo y aun así pagarle y coordinar el trabajo. Incluso obtener un número local con Skype u otra compañía.
Por otro lado, como la persona realiza el trabajo remotamente, no necesitas invertir en un local ni tampoco en equipamiento de oficina. Tu asistente virtual se encargará de todo. Solo necesita una computadora, internet y un teléfono.
Ahorras en costos laborales, no tenes que pagar aportes ni cargas sociales o licencias.
Abonas solo por el tiempo real de trabajo.Qué debes buscar al contratar un asistente virtual ideal a tu negocio
Experiencia offline: Puedes buscar a una persona que haya tenido experiencia como secretaria administrativa o ejecutiva, aunque no sea de manera virtual. Esto es importante, ya que en una oficina existen protocolos para llevar archivos, realizar reportes, responder al teléfono, etc.
Experiencia en servicio al cliente: Si la persona que deseas contratar tiene experiencia en atención al cliente, es buena candidata para que la elijas.
Office: Aunque sea algo obvio de decir, manejar Office a la perfección es una habilidad que no puede faltar. Por increíble que te parezca, existen personas que no saben cómo crear una presentación de diapositivas o se sienten intimidadas al usar hojas de cálculo. Debes preguntar a la persona qué tan bien maneja el paquete de Office y hacerle ver que lo utilizará de manera frecuente.
Excelente ortografía y buena redacción: Recuerda que tu asistente responderá a tus clientes por vos y es la cara de la empresa ante ellos. La redacción que posea debe ser buena y su ortografía impecable. Es un aspecto que no puedes descuidar.
Manejo de archivos y líneas telefónicas: Desde luego la organización de archivos es importante, pues debe mantener toda la documentación ordenada y nombrada de tal modo que sea fácil de encontrar por cualquiera que revise el archivo. En cuanto a la atención de la línea telefónica, debe seguir un protocolo para responder y brindar la información. Puedes proporcionarle lineamientos, los cuales deberá tener a mano en todo momento.
Debe ser organizad@ y responsable: Son características que no pueden faltar. Recuerda que deberá manejar documentos, localizar correos, gestionar tu agenda, mantener actualizado el directorio de contactos y, por supuesto, dar seguimiento a llamadas y gestiones de negocios.
Una persona proactiva pero precavida: Debe ser alguien que sepa seguir indicaciones y cumpla con esquemas de trabajo ya establecidos. Pero que a la vez sepa resolver por sí misma cualquier asunto de la mejor forma. Buscando opciones que sean fáciles y que no te cuesten más como empresa. Es importante que tenga iniciativa propia, pero tampoco debe ser alguien impulsivo como para tomar decisiones importantes sin consultarlo contigo antes.
¿Cómo coordinar el trabajo con tu asistente virtual?
Las ideas de negocio comienzan con algo sencillo: vos y tus socio tienen grandes ideas y una oficina donde reunirse a trabajar o atender a los clientes. Las gestiones del día a día son algo de lo que te encargas personalmente al principio, pero a medida que el negocio va creciendo, comienzas a perder más tiempo en tareas que antes solo te tomaban minutos. Responder un correo, hacer llamadas de seguimiento, contestar a tus seguidores en redes sociales... ahora te toma la mañana entera.
El trabajo importante se comienza a atrasar y por supuesto necesitas un soporte…
Si tu negocio maneja ventas por Internet, pero implica la atención directa de clientes, debes saber que, justamente por ser online, no necesariamente se adapta a tu horario local. Claro, puedes colocar en tu sitio tus horarios de atención. Pero a medida que tu negocio vaya creciendo, requerirá una mayor amplitud de horario y velocidad de respuesta.
Recuerda: Los clientes quieren atención inmediata. La diferencia entre comprarte a vos o a tu competencia pueden ser minutos apenas. Es entonces cuando lo mejor es contar con personal que pueda atender a tus clientes en horarios que estés inactivo, descansando o de vacaciones. De ese modo, no pierdes tus prospectos de negocio.
Por otro lado, existen profesiones que demandan trabajo presencial y toda tu atención. En esos casos, no puedes estar pendiente de tu correo o teléfono todo el tiempo. De esa forma ocurre con arquitectos, abogados, médicos, ingenieros, contadores, entre otros. Este tipo de trabajos requieren que te concentres absolutamente. Debes analizar muchos detalles y factores que inciden en el resultado de lo que estás haciendo.
Por todo esto, lo mejor es contar con una asistente que se encargue de dichas tareas.
Desde luego, todo dependerá de tu giro de negocios.
La experiencia previa que tu asistente virtual haya tenido es importante. Y, como verás, no necesariamente hablamos de haber trabajado previamente online.
Evalúa estos aspectos:
Una vez que has encontrado al asistente virtual que buscas y has decidido contratarl@, deberás coordinar el trabajo a realizar. Para ello, existen diversas herramientas tecnológicas. Algunas, estrictamente necesarias y otras que simplemente harán más fácil todo. Te contamos los pasos a seguir:
Proporciónale un correo electrónico: Lo primero y principal. Un medio donde puedas contactarlo por Internet, que pueda ver en cualquier dispositivo y donde mandarle archivos. Pero lo más importante: donde los clientes puedan escribir. Tu asistente virtual se encargará de revisar, responder o escalar los asuntos que no pueda resolver por sí misma.
Contacto por teléfono: Es muy importante contar con un número de móvil al cual llamar en caso de ser muy necesario. De preferencia, que sea un número proporcionado por vos. Si tu asistente se encuentra en otro país, puedes gestionar con el/ella la adquisición de un número local.
No puede faltar, por supuesto, el siempre útil Whatsapp, para que puedan resolver cualquier asunto rápidamente.
“Reúnete” por videoconferencia: Claro, Whatsapp puede ser muy práctico. Pero en cuanto a funcionalidades para el trabajo de oficina, es mejor usar Hangouts o Skype, para poder compartir incluso la pantalla y coordinar trabajo en equipo. Esto es importante porque al menos una vez a la semana, debes poder conversar con tu asistente para que te informe de las gestiones de la semana. Durante tu videollamada, acuerda con él/ella los pasos a seguir de acuerdo con los resultados obtenidos en los días anteriores. Luego que hayan conversado, solicítale los reportes correspondientes vía correo electrónico. Después, acuerden las tareas de la semana siguiente y anótenlas para que sepan el trabajo a realizar.
Debes tener un servicio de nube para los documentos: Puedes optar por proveedores como One Drive o Google Drive.
Asigna tareas en una herramienta de tickets: Fundamental para la gestión del negocio. Y no solo con tu asistente, sino con todo el equipo de trabajo.
Un consejo: No es recomendable que guarde contraseñas en línea. Asegúrate de que no lo haga y sé específico con esta indicación.
¿Cómo contratar tu asistente virtual ideal?
Ahora que sabes en qué te puede ayudar ese asistente virtual y que conoces los requisitos que debe tener y cómo coordinar el trabajo, es hora de empezar a buscar a la persona correcta para tu negocio. Compara y filtra perfiles hasta obtener un par de candidatos. Pídeles que te hablen un poco sobre su experiencia y haz las preguntas que creas necesarias.
Finalmente, puedes agendar una videollamada para una entrevista final. Una vez hecho esto, acuerda la forma de pago y comienza a coordinar el trabajo.
No pierdas oportunidades de negocio por estar ausente de tu oficina. Con un asistente virtual te ahorrarás dolores de cabeza y darás un mejor servicio a tus clientes.
¿Porque podés confiar en SOS Virtual?.
Como podrás ver en mi curriculum tengo amplia experiencia en distintas áreas (tecnología, administración, contabilidad, servicio al cliente) como así también en diferentes empresas (pymes y multinacionales), lo que me hace comprender las distintas necesidades sociales y sus metodologías de trabajo.
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